开封【千策悦读】《卓有成效的管理》认识你的时间之精简浪费时间的活动和集中“可自由支配的时间”（P.58-69）

《卓有成效的管理者》时间管理学习小结——基于志愿服务视角

在当今社会，志愿服务作为传递爱心、促进社会和谐的重要力量，其效率与效果备受关注。而德鲁克在《卓有成效的管理者》中所阐述的时间管理理念，为志愿服务的高效开展提供了宝贵的理论指导。通过对书中“认识你的时间”章节，特别是精简浪费时间的活动和集中“可自由支配的时间”等内容的深入学习，结合志愿服务实践，可总结出以下关键学习心得。

一、精简浪费时间的活动，提升志愿服务效率

德鲁克指出，管理者需要精简浪费时间的活动，这一原则在志愿服务中同样至关重要。

志愿服务往往面临资源有限、时间紧迫的挑战，因此，识别并消除那些无助于目标实现的时间消耗，是提升服务效率的关键。

（一）识别并消除无效会议

在志愿服务组织中，会议是协调行动、分享信息的重要手段。

然而，无效会议却常常成为时间浪费的源头。根据德鲁克的理论，会议应仅在必要时召开，且需明确会议目的、议程和预期成果。例如，某环保志愿服务团队在组织河流清理活动前，曾频繁召开筹备会议，但许多会议因缺乏明确目标而效率低下。后来，团队借鉴德鲁克的理念，改为仅在关键决策点召开会议，并提前分发会议材料，确保每次会议都能迅速聚焦问题、形成决议。这一改变显著提升了会议效率，为实际清理工作争取了更多时间。

（二）优化工作流程，减少等待与重复劳动

志愿服务中的工作流程往往涉及多个环节和多方协作，任何环节的延误或重复都可能导致时间浪费。通过细致的时间诊断，可以发现并优化这些流程。

例如，在社区图书馆志愿服务中，书籍整理与借阅服务曾因流程繁琐而导致读者等待时间过长。志愿者团队通过分析时间消耗，发现书籍归架和借阅登记环节存在重复操作。于是，他们重新设计了工作流程，采用色标分类法快速归架书籍，并引入电子借阅系统简化登记流程。这些改进大大减少了读者等待时间，提升了服务效率。

（三）应对危机，预防时间浪费

德鲁克强调，管理者应预判并应对可能发生的危机，以防止其演变为时间浪费的源头。

在志愿服务中，危机可能表现为突发事件、资源短缺或志愿者缺席等。通过制定应急预案、建立备用志愿者库和储备必要物资，志愿服务团队可以在危机发生时迅速响应，减少因处理危机而导致的时间浪费。例如，某医疗志愿服务队在疫情期间，提前制定了分诊流程、个人防护装备使用指南和应急联络机制。这些准备使得队伍在疫情爆发时能够迅速投入工作，有效避免了因混乱和延误而导致的时间浪费。

二、集中“可自由支配的时间”，深化志愿服务质量

德鲁克提出的集中“可自由支配的时间”理念，对于志愿服务质量的提升具有重大意义。

通过合理规划和集中使用时间，志愿服务团队可以更加专注地投入核心任务，提升服务效果。

（一）采用“90分钟工作法”，提升专注度

“90分钟工作法”是德鲁克时间管理理念中的一项实用技巧，它建议将工作任务划分为若干个90分钟的专注时段，每个时段内全神贯注于一项任务，之后进行短暂休息。

在志愿服务中，这一方法可以帮助志愿者保持高度专注，提升工作效率。例如，在教育支援志愿服务中，志愿者们采用“90分钟工作法”进行课程设计与教学。每个90分钟内，他们专注于一个教学主题，从内容准备到活动设计都力求精益求精。这种方法不仅提升了教学质量，还让志愿者们在工作中感受到了更多的成就感和满足感。

（二）规划时间块，深化服务内容

除了“90分钟工作法”外，志愿服务团队还可以通过规划时间块来深化服务内容。

例如，在社区文化建设志愿服务中，团队可以将一周的时间划分为不同的主题日，如“阅读推广日”、“艺术创作日”和“健康讲座日”等。每个主题日内，志愿者们围绕特定主题开展一系列活动，形成系统化的服务内容。这种规划方式有助于志愿者们更加深入地理解服务需求，提升服务的针对性和实效性。

（三）建立时间管理机制，确保持续改进

为了确保时间管理理念的持续实施和改进，志愿服务团队需要建立一套有效的时间管理机制。

这包括定期的时间审计、效果评估和反馈循环等环节。通过时间审计，团队可以了解时间消耗的具体情况；通过效果评估，可以判断时间管理措施是否有效；通过反馈循环，可以及时调整和优化时间管理策略。例如，某志愿服务组织每月进行一次时间审计和效果评估会议，邀请志愿者们分享时间管理的心得与挑战，并共同制定改进措施。这种机制确保了时间管理理念的持续深化和志愿服务质量的不断提升。

通过对德鲁克《卓有成效的管理者》中时间管理理念的学习与实践，志愿服务团队可以更加高效地利用时间资源，提升服务效率与质量。

在未来的志愿服务中，应继续深化时间管理理念的应用，不断创新服务模式与方法，为推动社会和谐与进步贡献更多力量。