无论哪个大型组织,只要它的知识工作者是绩效出色的,高级管理者都会定期抽出时间,跟知识工作者们坐下来,有时甚至会直达最基层的员工,跟他们讨论下面这些问题: "我们作为这个组织的最高层,应当对你们的工作有哪些了解? 关于这个组织,你们有什么想对我们讲的? 你们发现有什么样的机会,是我们还没有着手去抓的? 你们发现有什么样的风险,是我们还没有察觉的? 关于这个组织,你们希望从我们这里了解哪些情况?" 德鲁克:这种宽松的交流,无论在政府机构还是企业,在研究实验室还是军队,都是有必要的。不这样做,知识工作者就会失去工作热情,得过且过,或者把精力用在自己的专业领域,忽视组织的机会和需要。但是,这样的交流会耗费大量的时间,特别是这种交流应当在轻松的氛围下不急不忙地进行,让人感觉"我们想要花多少时间都行"。实际上,这意味着管理者既要能快速完成很多事情,又要能腾出大块的、不被频繁打断的时间。 彭信之:是否看到不同的点,重点到底在哪里,我们管理者应该关注哪里,在所处环境中你的工作状态,是做好正确的事的心境, 不要着急一味地赶路,要时时思考何为正确。 “时间永远是机器短缺的”当下珍惜就不晚。 在变化的环境中,如何使用工具和百宝囊,调整、记录和诊断你的时间,大块整合自己的时间,提高时间的效率,时间的管理既简单又复杂,它就在我们身旁,在拥有的情况下要做到不忽视不丢掉。 郑东启:本段感觉大师已经给出的结果,在“时间是一种独特的资源”下,想成为组织里的有效的管理者,必须从时间入手,做好正确的事,用好正确的人,整合有共同使命和愿景的伙伴们为机构和环境做出贡献。 许多类似的任用决策,都需要用大块的、不受打扰的时间去思考。例如,针对某个难题成立一个攻关小组,该派谁去? 给某个新部门的经理或者某个部门新换的经理赋予什么样的责任? 有个职位要任职者既要掌握营销技能,又要拥有技术背景,那么是该提拔一个销经验丰富但缺少技术训练的人,还是任命一个技术能力一流但营肃经验不丰富的人? 如此等等,不一而足。 德鲁克:要想做出正确的人用决策,就必须连续花几个小时,在无人打断的情况下仔细思考。 人用决策非常耗时,原因很简单,那就是人的存在并不是为了给组织提供“资源”人的“规格”未必正好适合他们要再组织里完成的任务,而组织又不能对他们再加工或重新塑造,“大致匹配”就已是做好的情况了。做事离不开人(没有其他资源可以替代),因此做任何决策需要花费大量的时间,在深入思考之后再做决断。 郑东启:任用决策的重要性以及决策过程中需要投入大量时间和精力的必要性。管理者可能要仔细权衡各种因素,做出明智和有效的决策。 在干扰存在的情况下,有效决策实在是太难了;价值后期疏于维护,造反的大有人在,有可能已经影响到机构的存亡,为了制衡你其他详装不知晓! 这件事如果完全不去做,会产生什么后果? 我时间记录上的哪些活动,是别人同样可以做好的,甚至做得更好的? 我做的那些事,对你的有效性没有贡献,所以是浪费你时间的? 德鲁克:管理者要把那些没有成效和浪费时间的活动找出来,尽量努力把它们砍掉。 管理者要做的只是学会说“不”----任何一件事,只要对管理所供职的组织、对管理者本人、对涉事的组织没有任何贡献,就不要再做。 要想有时间做那些要紧的事,唯一的办法就是把别人能做的事全部分出去。 管理者做的工作有很多其他人可以轻松做好的,因此应该交给其他人去做。 把其他人可以做的任何事都分出去,让自己不再需要做出授权,从而能够真正去做自己的工作,这便是在有效性方面的一大进步。 彭信之:做好自己的工作,不要越界做别人的工作;哪些工作是你应该做的而没有做,那些是你的伙伴应该做的你却在做。 创造伙伴的价值而不会浪费他们的时间,在调研中至少要问五次我有没有良妃你的时间,才有可能获得准确的答案;做真正重要的事情—做好正确的事;管理者经常被截留,一定要做好交流减少干预源,我们为一个人都要在自己的权限内做好工作。 郑东启:感觉总是在分权,可得到的是对方无限的揽权,真有能力也行,机构的发展看端倪。 有的时候的确揽到自己一身的猴子,借口就是与其安排的时间内自己也做好了。 他有多少时间“可自由支配的”,也就是可以用于完成真正可以做出贡献的重要任务的呢? 德鲁克:管理者在对自己的时间加以记录,分析并尝试管理之后,就能知道自己有多少时间可以用于完成自己重要的任务。 高层管理者自己真正可以支配和用于处理重要事项的时间,也就是可以用于处理那些真正有助于做出贡献和属于本职工作的事情的时间,极少超过其工作时间的1/4。 有效的管理者首先是估算自己有多少可支配的时间,然后留出长短合适的整块时间,后面一旦发现有其他事开始蚕食这个保留时间,就会重新审视时间记录消减一些成效较差的事务。 有效的管理者都会出席管理自己的时间。 时间是最稀缺的资源,不管好它,也就管不好任何其他事情。 彭信之:你要做什么事情,想达到什么成果,如果发现干扰源,需要多元的交流,如果有复杂的持续发生,那就把他们切开另行设计操作,并做个里程碑分段解决问题。 每天至少找出一个时间段,以心流状态全情投入到工作之中;各种的可能性都会呈现,那就找出第二、第三个时间段。 郑东启:对于不如人生下半场的人来说,读懂、看会,接下来需要的是活学活用,虽然还没有做时间记录,在给定的答案里设定自己用于解决重要任务的的时间段。 为什么每次都是一个半小时? “很简单啊,因为我集中注意力的时限就是大约一个半小时,不管谈什么事,只要超过这个时间,我就谈不出新东西来了,此外,如果用的时间比这个时间短得多,那么没有哪件重要的是是可以处理好的,也达不到把正在谈的事弄懂的程度。” 彭信之:分析你最好的时间段,你的生物钟。认真对待干扰源 郑东启:学习、学习、再学习。(文 郑东启)
来自: 开封市志愿者协会 ;原作者: 郑东启 开封志愿者
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